Onderstaand treft u de vragen en antwoorden aan die door leden van Piccardthof aan het (nieuwe) bestuur zijn gesteld ter voorbereiding op de Algemene Leden Vergadering van zaterdag 28 november 2020.
VRAAG 1:
De brandstofkosten zijn nogal hoog, de tuinlieden zitten bijna elke dag op de machines waar ze de paden ook nog stuk mee rijden, die later weer ook weer gerepareerd moeten worden, dit lijkt mij vaak overbodig, kan ook anders. En 2 tuinlieden betalen is ook duur, kan ook anders, zoals TRV Stadspark het doet, groenvoorzieningsbedrijf in huren, stukken goedkoper en geen onderhoud machines etc.
Antwoord vraag 1:
ATV Piccardthof onderscheidt zich juist van andere verenigingen onder andere doordat we vaste tuinmannen in dienst hebben. Leden hebben hiervoor gekozen. Het lijkt ons niet wenselijk dit ter discussie te stellen, al was het alleen al om de arbeidszekerheid van de tuinmannen niet onder druk te zetten in deze hachelijke tijd.
De brandstofkosten €2028 per jaar zijn vrijwel gelijk aan het begrote bedrag (€ 7,95 per dag werkelijk vs. € 8 begroot). De machines van de tuinlieden zijn noodzakelijk om de werkzaamheden efficiënt uit te kunnen voeren. De trekker heeft aangepaste banden om de paden niet te veel te belasten.
Het stukgaan van de paden is volgens ons onvermijdelijk omdat we op veen zitten, wat zeker in droge zomers sterk inklinkt.
Tuinmannen doen heel veel, veel meer dan externe bedrijven kunnen tegen zelfde kosten.
Sloten schonen, takken en vuilniszakken ophalen, gas/zand/grond/snippers regelen, druppels uitreiken, problemen met het hek oplossen, karren/gereedschap/machines uitlenen, etc.
Voor de leden zijn ze een vast aanspreekpunt. Bovendien kennen zij het terrein door en door.
VRAAG 2:
Ik zou graag willen weten waarom de personeelskosten zoveel hoger zijn dan begroot. Ik vond ze op de begroting al behoorlijk aan de hoge kant voor 2 tuinlieden, maar nu is het zelfs bijna 15.000 meer geworden. Ook vraag ik mij af of een vereniging wel zo’n groot eigen vermogen mag hebben, terwijl daar relatief weinig reserveringen tegenover staan. Kan ik concluderen dat de huren dus te hoog zijn?
Antwoord vraag 2:
Bij de personeelskosten zijn de pensioenlasten en socialen lasten te laag begroot voor 2019. De werkelijke totale personeelskosten zijn overigens € 1.000 meer dan in 2018, een stijging van ruim 1 %. Voor het nieuwe jaar zullen de kosten in de begrotingen worden uitgesplitst, waardoor deze overzichtelijker worden. Ook wordt er nauwkeuriger naar gekeken.
Wat er de afgelopen jaren op de reserveringen is gezet, is voor de nog uit te voeren onderhoudswerkzaamheden aan gebouwen. De afgelopen jaren is het bestuur daar nog niet aan toegekomen en daarom zijn de reserveringen niet aangesproken. Hierdoor blijft het vermogen staan.
De bedoeling is dat het onderhoud /reserveringen op de agenda komen te staan.
VRAAG 3:
Ik maak mij zorgen over de situatie in de tuin van de blokhut: de verwildering van de tuin. Er is mij meermaals beloofd dat het (eventueel minimaal) onderhouden zou worden.
Ook voor de buren van de blokhut is deze verwaarlozing niet prettig, aangezien de winde alles overwoekert.
De borders zijn heel mooi gemaakt en worden onderhouden door deze buren, maar de verwaarlozing erachter maakt het moeilijk.
Zouden jullie dit willen opnemen in het tuinonderhoud van de vereniging en ook met spoed.
Alvast bedankt en succes met de online vergadering.
Antwoord vraag 3:
De tuin van de blokhut is veel leden al langer een doorn in het oog. Zodra het nieuwe bestuur is aangetreden zullen zij met de tuincommissie en tuinlieden om tafel gaan om de status van het beheer en onderhoudszaken in beeld te brengen. De blokhut zal op deze lijst worden gezet.
Er is door het oude bestuur gesproken over verkoop van de blokhut omdat alle activiteiten (onder andere de bibliotheek) in centraal in het clubgebouw plaats zouden moeten vinden. Het onderhouden van de blokhuttuin zou dan van de baan zijn. Het nieuwe bestuur zal naar de door het oude bestuur gemaakte plannen kijken.
VRAAG 4:
Ik wil het idee indienen om enkele leden nachtverblijf toe te staan, in de 5 wintermaanden al dan niet roulerend, om s nachts enige controle te houden over het terrein en de huisjes.
Antwoord vraag 4:
Volgens het contract met de gemeente mag er buiten het seizoen niet overnacht worden op het complex. Piccardthof heeft deze afspraak opgenomen in onze statuten. De gemeente is hier erg scherp op.
Om de veiligheid op Piccardthof in de wintermaanden te vergroten is daarom ook besloten het hek automatisch te laten sluiten.
VRAAG 5:
1. Kunnen jullie een percentage geven van de volledig geïnde contributies over 2019 en 2020 t.o.v. gebudgetteerd.
2. Graag zou ik in stemming willen brengen om een deel van financiën (facturatie, o.a. contributies en salarisverwerking) extern uit te besteden en hiervoor eerst een aantal offertes aan te vragen, waarna besluitvorming kan volgen.
Verder nog geen vragen, maar wens het bestuur veel succes de komende tijd.
Antwoorden vraag 5:
1. Op dit moment kunnen wij hier geen antwoord op geven. Nog niet alle contributies voor 2020 zijn volledig geïnd omdat een aantal leden in delen betaalt. Van de werkelijk gefactureerde omzet 2019 is op dit moment 99,7% binnen, van de gefactureerde omzet 2020 is 95% binnen. In de toekomst zal een gedetailleerde begroting gepresenteerd worden.
2. Salarisverwerking is al sinds jaren uitbesteed bij D&U accountants. Nog meer extern uitbesteden lijkt ons niet nodig omdat er genoeg kennis en kunde in huis is. Met onze nieuwe ledenadministratie software kun je gemakkelijk contributies innen.
Overzicht:
| 2020 | 2019 | totaal | |
| omzet | 308791 | 289017 | |
| deb saldo | 15883 | 858 | 16741 |
| open | 5,1 | 0,3 | |
| binnen | 94,9 | 99,7 |
VRAAG 6:
Ik ben bezorgd over de toekomst van Piccardthof en dan vooral in het kader van natuurlijk tuinieren. In hoeverre wordt dit gedragen door de aspirant-bestuursleden? Zijn zij doordrongen van de noodzaak om natuurlijk tuinieren te promoten en te ondersteunen en daarmee het voortbestaan van Piccardthof te verzekeren? Natuurlijk tuinieren is een wezenlijk onderdeel van Piccardthof en is te lang een ondergeschoven kindje geweest door alle bestuursperikelen (en slechte aansturing van de tuinmannen). Ik lees in de profielen van de aspirant-bestuursleden helaas weinig over natuurlijk tuinieren, en dat terwijl in 2021 de volgende herkeuring is!
Antwoord vraag 6:
Wij delen de bezorgdheid over de toekomst van Piccardthof. Daarom heeft de klankbordgroep zich de afgelopen maanden ingezet om de urgente lopende zaken te behartigen en om de transitie naar een nieuw bestuur zo soepel mogelijk te laten verlopen. Hierdoor zijn andere (belangrijke) taken helaas blijven liggen. Nadat de verkiezing van het nieuwe bestuur heeft plaatsgevonden zullen de benodigde stappen worden gezet naar een breed gedragen organisatiestructuur voor een toekomstbestendige samenwerking met en tussen de leden van de vereniging. Het nieuwe bestuur zal samen met de klankbordgroep actief op zoek gaan naar leden die, dan wel in commissies of projectmatig, op de belangrijke onderwerpen die het hart van onze vereniging vormen, zoals Natuurlijk Tuinieren, zullen worden ingezet.
VRAAG 7:
Bij deze een aantal overwegingen en vragen.
Deel 1:
Het lijkt me een uitdaging om met een nieuw bestuur de draad weer op te pakken. Het is belangrijk dat het startpunt van een nieuw bestuur en bestuursperiode stevig is. We willen natuurlijk niet steeds in dezelfde valkuilen vallen. Bovendien zijn er vaak persoonlijke consequenties en verlies van leden die iets voor de vereniging willen doen. Dan is een stevige analyse van wat er de afgelopen periode is gebeurd van zeer groot belang. U spreekt van “het afgelopen roerig jaar”. Wat mij betreft mag deze periode wel wat worden uitgebreid aangezien het al enige jaren, en dat is een understatement, niet echt goed gaat op de Piccardthof en de bestuurlijke gang van zaken in het bijzonder. Anders ben ik bang dat we straks weer opnieuw kunnen beginnen. Dan is het inderdaad belangrijk dat u zich “bewust bent van de uitdagingen en aandachtspunten”. Ik zou hier graag iets meer van willen weten, en in hoe de huidige aspirant bestuursleden deze uitdagingen en aandachtspunten willen oppakken en daar de nodige bagage voor hebben. Ik zie ook nog geen visie. De aspirant bestuursleden moeten toch weten waar ze (met elkaar) aan beginnen, maar nog belangrijker waar wij als leden aan beginnen?
Antwoord deel 1:
Laten we er niet omheen draaien: het nieuwe bestuur staat voor een flinke taak. Daar is zij zich terdege van bewust. We willen lering trekken uit het verleden maar vooral positief kijken naar de toekomst. En dat doet zij niet alleen! Een in het oog springend onderdeel van de nieuwe organisatie is de klankbordgroep, een team van enthousiaste en kritische leden die nauw samen zal werken met het bestuur en die dient om het bestuur te adviseren en scherp te houden. Samen met de klankbordgroep, waar overigens ieder lid van Piccardthof van harte welkom is, zal in de komende maanden een heldere visie op de toekomst worden geformuleerd. Daarbij horen duidelijke omschrijvingen van taken en verantwoordelijkheden. Het einddoel is een breed gedragen, open en transparante organisatie waar onze leden zich gehoord en gezien voelen.
Deel 2:
Volt heeft sinds begin vorig jaar pogingen gedaan om enig licht te werpen op wat onze leden belangrijk vinden en waar zij blij, maar zeker ook bepaald niet happy, van worden. Een start gemaakt met een visie te ontwikkelen op vele terreinen. Het huidige/afgelopen bestuur heeft de boot steeds afgehouden om met Volt de volgende stappen te zetten. Over het hoe en waarom is nooit helderheid verschaft. Wat is de mening van het nieuwe bestuur i.o. hierover en hoe ziet zij de rol van Volt c.q. haar bevindingen hierin? Veel leden hebben aangegeven dat zij de uitkomsten van Volt graag een rol laten spelen in hoe het nu verder moet. Gelukkig geeft het aspirant bestuur aan dat een andere organisatiestructuur of –methode en de vorming van een visie op haar verlanglijstje staan. Met andere woorden, hoe ziet zij de rol van (de resultaten van) Volt hierin?
Antwoord deel 2:
Volt heeft waardevolle adviezen, ideeën en meningen van veel van onze leden verzameld in haar enquête. Deze bevindingen kunnen voor het nieuwe bestuur en de klankbordgroep mede als basis dienen om te komen tot een nieuwe en breed gedragen toekomstvisie. We bespreken de rol van Volt hierin in de komende tijd graag met de Volt-leden.
Deel 3:
In het onderzoek dat Volt onder de leden heeft gehouden kwam sterk naar voren dat zij het “groen aspect” van de Piccardthof een warm hart toedragen. Dat ze dit als een erg belangrijk aspect is van Piccardthof waarderen. Dan gaat het nog niet eens over hoe essentieel dit is voor het voortbestaan van onze vereniging in het kader van de stedelijke ecologische structuur waarbinnen de Piccardthof zelfs een kerngebied is. Hieraan ontleent de vereniging voor een belangrijk deel haar bestaansrecht. Ik lees bij de huidige bestuursleden niet een sterke affiniteit met groen. Dit aspect moet goed geborgd zijn in een toekomstig bestuur. Graag hierover een toelichting.
Antwoord deel 3:
De kandidaat-bestuursleden onderstrepen dit volledig! We gaan in de in de komende tijd zeer actief op zoek naar versterking door mensen met veel kennis van zaken op meerdere gebieden, waaronder Groen maar ook Bouw. Dit in zowel de commissies als in het bestuur. We weten dat er veel kennis is onder onze leden en hopen hen (opnieuw) te kunnen enthousiasmeren voor het bestuur of deelname aan een commissie of project.
Deel 4:
Voor zover ik me kan herinneren heb ik nergens een oproep gezien om je te kunnen aanmelden als bestuurslid. Hoe is dit aspirant bestuur, mede in deze coronatijd, tot stand gekomen?
Antwoord deel 4:
De oproep voor nieuwe bestuursleden is door het oude bestuur gedaan in de nieuwsbrief van 1 juli 2020. Op basis daarvan hebben zich enkele mensen aangemeld voor een bestuursfunctie en heeft zich een aanzienlijk aantal leden gemeld die wel mee wilde denken, maar (nog) niet in het bestuur wilden. Dit is de Klankbordgroep geworden. Uiteindelijk heeft zich vanuit deze groep een 5-tal mensen aangemeld als kandidaat-bestuurslid.
Deel 5:
Ik heb me indertijd aangemeld voor de klankbordgroep, maar daar niets op gehoord. Graag uitleg hierover.
Antwoord deel 5:
Dat is spijtig. In de overdracht naar de overgangssituatie met de Klankbordgroep deze zomer zijn helaas meer berichten verloren gegaan. Inmiddels zijn we een stuk beter georganiseerd en hopen we dat we dergelijke missers daarmee tot het verleden kunnen rekenen. We hopen dat je alsnog bereid bent om de Klankbordgroep te versterken. Via klankbordgroep@piccardthof.nl kan iedereen die graag mee wil denken zich aanmelden.
VRAAG 8:
*De “Klankbordgroep” vinden wij een heel goed idee! We vragen ons wel af of het nodig is om deel van deze groep uit te maken als je ideeën of op- en aanmerkingen hebt.
Antwoord vraag 8:
Dat is zeker niet nodig. We willen de Klankbordgroep zo vormgeven dat het óók een perfecte ideeënbus voor de leden is. D.w.z. ideeën, vragen en tips worden gehoord en naar de juiste personen of commissies doorgegeven.
Deelname aan de klankbordgroep kan op meerdere manieren. Ideeën kunnen middels email worden ingediend maar eenmalig deelnemen aan een bijeenkomst van de Klankbordgroep om een idee of op/aanmerkingen toe te lichten kan ook. En vind je het leuk om voor langere tijd zitting te nemen in de Klankbordgroep dan ben je ook van harte welkom. De Klankbordgroep is bereikbaar via klankbordgroep@piccardthof.nl.
VRAAG 9:
Deel 1:
Is het bestuur bekend met de plannen van de gemeente Groningen om op de Drafbaan grootschalige popconcerten te organiseren en in het kader daarvan 12 keer per jaar ontheffing van de geluidshinderbepalingen te geven, zodat er op die dagen 105 decibel, gemeten aan de rand van het terrein, geproduceerd mag worden?
Antwoord deel 1:
De plannen van de gemeente zijn bekend.
Deel 2:
Is het bestuur bereid stappen tegen deze plannen te ondernemen, ook al heeft de gemeenteraad er inmiddels mee ingestemd (overigens zonder de omwonenden en hun vertegenwoordigers in zijn besluit te kennen)?
Antwoord deel 2:
Het is zeker in het belang van de vereniging en de leden om onze aandacht ook buiten de hekken van ons complex te richten. Hoe we dit gaan doen ten aanzien van deze kwestie zal worden bekeken.
Deel 3:
Zo ja, wil het namens de vereniging iemand afvaardigen om zitting te nemen in de Actiegroep Stadspark Natuurlijk?
Antwoord deel 3:
We zullen kijken naar de mogelijkheden en het nut om deel te gaan nemen aan het voor Piccardthof meest geschikte platform. Dit kan de Actiegroep Stadspark Natuurlijk zijn, de klankbordgroep Herijking Stadspark of mogelijk beiden.
Deel 4:
Is het bestuur wel bereid om iemand af te vaardigen om zitting te nemen in klankbordgroep Herijking Stadspark, zoals zustervereniging TRV Stadspark inmiddels doet?
Antwoord deel 4:
Zie antwoord deel 3.
Deel 5:
Is het nieuwe bestuur alsnog bereid de bezorgdheid van de vereniging over deze plannen schriftelijk aan de gemeente over te brengen, nu het interim-bestuur een door mij in overleg opgestelde concept-protestbrief zonder verdere reactie heeft laten liggen? Zo ja, dan kan het van mij twee – wellicht wat te scherp gestelde – teksten krijgen, waarover het naar eigen goeddunken kan beschikken.
Antwoord deel 5:
Graag maken we van deze gelegenheid gebruik om een misverstand uit de wereld te helpen. Er was géén interim-bestuur actief binnen Piccardthof in de afgelopen maanden, een interim-bestuur is niet toegestaan binnen een vereniging. De Klankbordgroep heeft getracht de continuïteit zo goed als mogelijk te waarborgen maar andere zaken zijn, bij gebrek aan een bestuur en het ontbreken van mandaten, blijven liggen.
Het nieuwe bestuur zal dit onderwerp samen met de Klankbordgroep op haar agenda zetten. Waar de brief is blijven liggen zoeken we uit.