Onderstaand treft u de vragen aan die door leden van Piccardthof aan het bestuur zijn gesteld ten behoeve van de Algemene Leden Vergadering van zaterdag 22 april 2023. Het bestuur zal trachten zoveel mogelijk vragen voorafgaand aan de ALV te beantwoorden. De resterende vragen zullen zo snel mogelijk na de ALV worden beantwoord.
Vraag 1:
Aangezien er tegenwoordig minder “klusjesmannen” rondlopen op de Piccardthof moet er steeds vaker (vooral bij calamiteiten) hulp van buiten worden opgeroepen. Is het mogelijk officieel iets te regelen zodat reparateurs van buiten (na aanmelding) op het terrein mogen komen ?
Ik wil mijn vraag behandeld hebben tijdens de online ALV: Ja
(Jan de Boer)
Antwoord:
Bedrijven die bij leden aan de slag moeten kunnen op het parkeerterrein toegelaten worden door het lid zelf mits zij een parkeervergunning hebben. Hebben zij deze niet dan kan vooraf aan de tuinlieden worden gevraagd of zij het bedrijf toegang willen verlenen (ma t/m do van 08:00 – 16:00 uur en vrijdag van 08:00 – 12:00 uur), onderhoud@piccardthof.nl.
Overigens blijft de regel dat bedrijven niet met hun vervoermiddel op het park mogen van kracht. Aanhangers mogen wel met de hand over het terrein worden vervoerd en op (tijdig) verzoek kunnen de tuinlieden zware bouwmaterialen met de trekker over het terrein vervoeren.
Vraag 2:
Kunnen er tijdens de zomervakantieweken regels gelden die niet-handmatige, machinale/elektrische geluidsoverlast aan banden leggen/tegengaan/verbieden?
Anti-lawaaiweken!?
In deze tijd waar velen het handkluswerk van vroeger laten voor wat het is (ook al past dat nog steeds beter bij de doelstelling vh Piccardthof) komen leden nu het hele jaar door met groot geschut voor een klus(je). Het is in de huidige situatie denkbaar dat (alle) leden/buren, zonder overleg, met een elektrisch apparaat aan de klus gaan in de zomerperiode terwijl anderen het hele jaar door toewerken en uitkijken naar een aantal weken rust en vakantie in hun tuin op het Piccardthof. Eerlijk is/voelt dat niet.
Praktijkvoorbeeld: Afgelopen zomervakantie om 7uur ’s ochtends, middenin de hittegolf, gewekt door het geluid van een snerpende schuurmachine.
Buiten vlogen ‘stof’wolken door de tuin. Gevaarlijk ook nog want het hulpje vd buren schuurde de rand van het asbesthoudende dak. Zonder overleg zonder waarschuwing vooraf. Met slapende kinderen middenin de stofwolk…
Wanneer je uitgaat van fatsoen lijken deze voorgestelde anti-lawaaiweken niet nodig. Toch is het fijn dat je bij dergelijke onfatsoenlijke, gevaarlijke en storende situaties ergens op kan terugvallen. Vroeger loste de beheerder zo’n geval op. Nu is er geen vangnet.
Voor een mooi zomerseizoen voor iedereen!
Ik wil mijn vraag behandeld hebben tijdens de online ALV: Ja
(Folkers)
Antwoord:
Dat is een lastig dilemma. Voor de een is stilte op de tuin genieten en voor de ander is het opknappen van een huisje een onderdeel van het plezier op Piccardthof.
Met betrekking tot het voorbeeld dat u gaf: Wij vinden om 07:00 met machines aan de slag gaan niet in overeenstemming met rekening met elkaar houden. Daarbij is het zagen en schuren in asbest strafbaar in heel Nederland dus ook op Piccardthof.
Er staat in de huidige statuten en algemeen reglement, buiten dat leden zich moeten gedragen bij evenementen, eigenlijk niets over omgangsvormen.
In de nieuwe conceptstatuten staan bij artikel 3.3. meer handvaten die regelen dat we fatsoenlijk met elkaar om dienen te gaan en rekening met elkaar moeten houden. Daar staat ook vermeld dat we in het algemeen reglement daar nog nadere invulling aan kunnen geven. Bijvoorbeeld iets in de trant van: klussen met apparatuur in de tuinen alleen tussen 09:00 en 17:00.
We denken dat het goed is om uw idee van stiltemomenten bij aanpassing van het algemeen reglement mee te nemen en met de leden te bespreken.
Vraag 3:
Vaak in de weekenden (vaak al vanaf donderdag) hebben ze bij de hockeyvelden? het volume van het muziek erg hard staan. Dit gaat soms uren tot laat in de avond door. Er zijn natuurlijk altijd omgevings geluiden maar het zou vanaf de velden wel iets (veel) minder mogen. Vraag is; hebben meer mensen hier last van? En kunnen we daar als vereniging iets aan doen?
(Lis en Geert)
Antwoord:
Hierover zijn vaker vragen en klachten binnengekomen bij het bestuur. Naar aanleiding hiervan hebben wij in juni 2021 contact opgenomen met Sport050, het sportloket van de gemeente Groningen. Zij gaven aan dat geluidsoverlast kan worden gemeld via het loket Overlast en Zorg: https://gemeente.groningen.nl/overlast-en-zorg-melden, via telefoonnummer 14050 (verkort nummer) of via WhatsApp: 06-12823973.
Als blijkt dat de clubs die gebruik maken van de sportvelden grenzend aan Piccardthof de huisregels van Sport050 niet naleven dan zal die organisatie in gesprek met de club(s) gaan. Hiervoor is het van belang dat overlast ook daadwerkelijk gemeld wordt, wat we onze leden dan ook willen adviseren.
Vraag 4:
In aansluiting bij artikel 3b vd statuten waarin vermeld wordt dat het niet in overeenstemming met het uitgangspunt is om het tuinpark te zien als camping, speeltuin of toeristische attractie de volgende vraag:
Hoe worden de trampolines, walki talkies waar mensen luidruchtig sprekend mee over het park lopen, opblaas spullen voor in het water, muziek, verjaardagsfeestjes, pyamafeestjes, babyshowers en opblaas speelkaatelen stelen e.d. gezien?
Ik wil mijn vraag behandeld hebben tijdens de online ALV: Ja
(Flynn)
Antwoord:
De eerste regel van lid 3b hang samen met de tweede zin. Het idee is dat leden ons park niet alleen gebruiken voor de tijd dat we er zijn, maar dat het uitgangspunt is dat we ook deelnemen aan activiteiten en werkzaamheden die ons park en de leden ten goede komen.
Luidruchtig in walkie talkies sprekend over het park lopen is niet in overeenstemming met het nieuwe lid 3.3 als dit overlast voor anderen geeft. Opblaaspullen voor in het water, als deze bedoeld zijn voor bij de zwemsteiger, zijn niet toegestaan volgens de regels van Natuurmonumenten. Voor de overige activiteiten is de insteek dat die kunnen zolang het niet tot overlast voor buren en andere leden leidt.
Vraag 5:
1 – Wat gaat er gebeuren met een lid die zich niet houdt aan de regels die vastgelegd zijn in de statuten/huishoudelijk reglement waarbij in het verleden werd verwezen naar de tuchtcommissie?
2 – De tuchtcommissie was in feite onafhankelijk en hoe wordt deze onafhankelijkheid nu gerealiseerd?
Ik wil mijn vraag behandeld hebben tijdens de online ALV: Ja
Antwoord:
In de huidige statuten staat dat we een beroepscommissie en een geschillen/tuchtcommissie hebben maar dit is oud verenigingsrecht en kan leiden tot hele lange procedures. De AVVN heeft een standaard geschillenreglement waar we bij aan willen sluiten. We hoeven dan niet meer over elkaar te oordelen bij een geschil maar er is dan een onafhankelijke partij is die kan oordelen.
Dit was als stelling ingebracht in de ALV van 12-11-2022 en is daar uitvoerig besproken. Zie hiervoor ook het Concept verslag van deze ALV, die op 02-12-2022 aan de leden is gestuurd.
Voorstel indiener vraag:
Gezien de huidige maatschappelijke ontwikkelingen op het gebied van omgangsvormen het volgende voorstel:
– het aanstellen van twee vertrouwenspersonen (m/v) binnen de vereniging.
Een vertrouwenspersoon luistert empathisch en oordeelt niet in grensoverschrijdend gedrag. Hij heeft voor de wet geen geheimhoudingsplicht. Met ernstig grensoverschrijdend gedrag moet hij/zij dit melden bij de daarvoor bevoegde instanties. De gesprekken worden wel in een vertrouwensvolle omgeving gehouden en de vertrouwenspersoon doet dit zonder dat het naar de openbaarheid komt.
De vertrouwenspersoon, als vrijwilliger kan geen arts, politieman zijn. Dit in verband met zijn beroep.
Hun taken zijn
– het opvangen, begeleiden en adviseren van klagers/melders
– het voorlichten, informeren en inspireren van de vereniging
– gevraagd en ongevraagd adviseren van het bestuur
– zo nodig verwijzen naar professionele hulpverleners
– optreden als intermediair
– de klager bijstaan als deze het wil melden bij het bestuur
Stemmen over voorstel: ja
Antwoord:
Conform Artikel 14 lid 2 kunnen op de algemene vergadering alleen besluiten worden genomen over onderwerpen die op de agenda zijn vermeld.
Vraag 6:
In de huidige Statuten staat in Artikel 22 over Statutenwijziging;
1. a. In de Statuten van de vereniging kan geen wijziging worden gebracht dan door een besluit van een algemene vergadering, waartoe is opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van de Statuten zal worden voorgesteld.
b. De termijn voor oproeping tot een zodanige vergadering bedraagt ten minste vier weken.
Bij mijn weten had de oproep op 08 april 2023 voor de ALV op 22 april 4 i.p.v. 2week, zoals nu het geval is, van te voren door de leden moeten zijn ontvangen, de dag van de ALV niet meegeteld. In een bijzonder geval mag het bestuur afwijken maar dan moet de aanleiding wel heel bijzonder zijn.
De voorlopige agenda moet ook vier weken van te voren worden toegezonden. De definitieve twee weken van te voren zodat de leden twee weken de gelegenheid hebben om agenda punten in te brengen voordat de definitieve agenda wordt rond gestuurd. Over agendapunten die niet op de definitieve agenda staan kan niet gestemd worden.
Dit maakt het nu ingewikkeld. Daar het bestuur zich niet heeft gehouden aan deze termijnen.
Het bestuur kan de aanstelling van een vertrouwenspersoon ook zonder instemming van de algemene vergadering doen in het belang van de vereniging. Dan zegt het bestuur gezien de maatschappelijke ontwikkeling op dit gebied gaan wij zoeken naar een vertrouwenspersoon. Dit kan dus ook iemand zijn van buiten de vereniging.
Ik stel daarom voor de ALV van 22 april 2023 geen besluitvormende vergadering te laten zijn, maar deze uit te stellen tot een volgende ALV.
In de vergadering van 22 april kan volgens de huidige statuten dan wel gesproken, maar helaas niet gestemd worden over de voorgestelde statutenwijziging.
In aanvulling op het vorige bericht het volgende:
de oproep voor een ALV waarin statutenwijzigingen worden voorgesteld dienen minimaal vier weken van te voren worden verzonden aan de leden. Hier wordt geen uitzonderingsclausule bij gemaakt. Dit houdt in dat er niet gestemd kan worden over de statutenwijzigingen.
Er wordt gestemd met meerderheid van stemmen behalve voor statutenwijzigingen daar geldt tweederde van de uitgebrachte stemmen moet voor zijn.
Antwoord:
We hebben aansluitend op deze vraag aan alle leden een bericht gestuurd met de hele tekst van de ingekomen mail en de vraag of er meer mensen zijn die principiële bezwaren hebben. We hebben daarop 3 reacties binnengekregen. Een lid vindt ook dat de stemming niet door kan gaan vanwege de vier weken periode. En daarnaast twee reacties dat er gestemd kan worden.
Om iedere vorm van twijfel uit te sluiten heeft het bestuur besloten om de stemming over de nieuwe statuten uit te stellen.
Omdat we naast vraag 3 en 5 hierboven geen inhoudelijke vragen over de statuten gekregen hebben gekregen gaan we komende week een nieuwe ALV uitschrijven met als enig agendapunt “Stemming nieuwe Statuten” met de tekst zoals deze nu voorligt.
Deze ALV zal plaatsvinden op zaterdag 3 of zaterdag 10 juni 2023. Een uitnodiging hiervoor zal zo spoedig mogelijk na de ALV van 22 april worden verstuurd.